ده گام مؤثر برای برگزاری یک وبینار استاندارد

تهیه شده توسط تحریریه سامانه کلاس آنلاین کلاس روم

وبینارها عموما برای نشان دادن محصولات و خدمات و تخصص شما به مخاطبانتان کمک می کند. در این مطلب می کوشیم به نحوه ایجاد وبینار و مراحل برگزاری آن بپردازیم.

در سال های اخیر استفاده از وبینارها برای مشارکت مخاطب های B2B رشد کرده است. یک موسسه بازاریابی محتوا طی تحقیقی دریافت که بیش از نیمی از بازاریابان B2B در استراتژی بازاریابی محتوایی خود، وبینار برگزار می کنند، به عبارت دیگر وبینار مارکتینگ انجام می دهند. علت عمده آن این است که وبینارها جذاب هستند و برگزاری آنها نیز آسان است. ویدئوکنفرانس و وبینار هم همانند بسیاری از ابزارهای آموزش از راه دور عمل می نماید و شما را هرچه بیشتر به مشتریان بالقوه تان معرفی می کنند.

چگونه می توان یک وبینار موفق را برنامه ریزی کرد؟

۱- در ابتدا باید تیم خود را مشخص کنید

برای برگزاری وبیناری موفق لازم است به این نکات توجه داشته باشید.
برگزار کننده: برگزار کننده یا سازمان دهنده یا تسهیل کننده مسئول اصلی ایجاد محتوا برای وبینار است. آن ها همچنین مسئول یافتن یک سخنران مناسب و تبلیغ رویداد آنلاین هستند. آن ها مسئول ثبت نام و برقراری ارتباط با شرکت کننده ها در ابتدا انتهای وبینار نیز هستند.

ارائه دهنده یا ارائه دهنده : ارائه دهنده ها یا سخنرانان یا کارشناسان موضوع باید بر توسعه و ارائه وبینار تمرکز کنند. آن ها به برنامه ریزی وبینار و عیب یابی، ثبت رویداد و دیگر جزئیات که به یک ارائه ی جذاب کمک می کنند، توجه می کنند.

دستیار یا دستیارها : دستیار ها به پاسخ دادن به سوال هایی که ارائه دهنده و برگزار کننده وقت نمی کنند پاسخ دهند، کمک می کنند. آن ها به پاسخ دادن به سوال ها و مشکلات فنی کمک می کنند. (برای مثال مسائلی مثل، “صدا و تصویر هماهنگ نیستند” یا “صدا قطع شده است!” ) وجود دستیار یا دستیار های برگزاری وبینار هایی با تعداد مخاطب بالا نیاز می باشد.

۲- لازم است در مورد شکل و ساختار وبینار تصمیم گیری نمایید

بهتر است قالب وبینار خود را مشخص نمایید. باید شکل و قالبی را در نظر بگیرید که هم جذاب باشد و هم پیام شما را به خوبی به مخاطبانتان انتقال دهد.

به طورکلی ۴ قالب برای برگزاری وبینار وجود دارد:

تک سخنران: در صورتی که تعداد شرکت کنندگان شما کم باشد این روش روشی مناسب خواهد بود. در این شیوه یک سخنران دارید که با شرکت کنندگان ارتباط برقرار میکند، مطالب را ارائه کرده و به سوالات مطرح شده پاسخ می دهد.

قالب مصاحبه ای: در این روش یک سخنران در نقش مصاحبه کننده حضور دارد که تعدادی سوال از پیش تعیین شده را از کارشناس و یا کارشناسان می پرسد.این شیوه می تواند جذاب بوده و با تشویق شرکت کننده ها به پرسیدن سوالات جذاب تر نیز شود.

قالب میزگرد: در این روش مانند یک میزگرد، وبینار دارای چند سخنران است که در مورد موضوعی که از قبل تعیین شده بحث و گفتگو میکنند.

قالب پرسش و پاسخ: در این روش مانند روش مصاحبه ای سخنران به سوالات پاسخ می دهد با این تفاوت که در این جا شرکت کنندگان به صورت مستقیم سوالاتشان را مطرح میکنند.البته بهتر است سوالات را از قبل جمع آوری کنید تا نظم جلسه رعایت شود و طبق برنامه پیش بروید.

۳- به جنبه ی بصری وبینار توجه کنید

دروبینارها معمولا برای نشان دادن محتواها تا حد زیادی به موارد صوتی و تصویری تکیه می شود. اسلایدهای پر از متن فایده چندانی ندارند و خستگی ایجاد میکنند. بهتر است برای تهیه تصاویر به نکات زیر توجه کنید:یک اسلاید به عنوان مقدمه ارائه کنید که در آن اطلاعاتی مانند زمان شروع و پایان و نکاتی که در جلسه بحث و بررسی می شوند را شامل شود.

اسلایدهایی را در ادامه بیاورید که کارشناس آن ها را توضیح و ارائه دهد.

اسلایدی را تهیه کنید که به طور خلاصه آن چه را مورد بحث قرار گرفته نشان دهد.

اسلایدی را تهیه کنید که به معرفی ابزارها و وب سایت هایی بپردازد که در وبینار مورد استفاده قرار گرفته است.

۴- انتخاب یک ابزار مناسب برای وبینار

سرویس های وبینار زیادی در بازار وجود دارند، از جمله سیستم عامل های محبوبی مانند WebEx، ادوب کانکت adobe-connect و امثال آن ها. ما به شما وب کنفرانس کلاس روم را پیشنهاد می کنیم که بر پایه پلتفروم adobe connect طراحی شده. در کلاس روم شرکت کنندگان شما بدون نیاز به نصب هیچ نرم افزار جانبی، تنها با چند کلیک وارد وبینار شما می شوند.

بهتر است پیش از انتخاب سرویس خود به نکاتی توجه کنید مانند اینکه هدفتان از برگزاری این وب کنفرانس چیست، هزینه های آن چقدر است، چه سامانه ای استفاده کنیم که برای کاربران مناسب باشد.

۵- قبل از ایجاد وبینار فضا و تجهیزات آن را آماده کنید

برای برگزاری یک وبینار به محیطی آرام نیاز داریم. اتاق کنفرانس و یا مکانی که در آن نویز و سر و صدایی نباشد. تجهیزات مناسبی انتخاب کنید. مانند میکروفون ها و هدست هایی که سیم دارند. چرا که کمتر امکان قطع شدن آن ها در میان کار وجود دارد.همین طور می توانید از لب تابی با شارژ کامل استفاده کنید که تمام مطالب کنفرانس در آن کپی شده باشد و در صورت ایجاد مشکل برای سیستم اصلی از آن استفاده کنید. انتخاب تجهیزات و فضای مناسب نه تنها کیفیت وبینار را بهبود می بخشد، بلکه یک تجربه عالی برای مخاطبان شما نیز فراهم می کند.

۶- برای وبیناری که در نظر دارید برگزار کنید تبلیغ کنید

برای اینکه وبینارتان دیده شود لازم است که برای آن تبلیغات انجام دهید. برای اینکار می توانید یک صفحه لندینگ ایجاد کنید که شامل موضوع جلسه وبینار، سخنران یا سخنران ها، تاریخ و زمان برگزاری جلسه مجازی، و یک CTA یا فراخوان عمل برای افرادی که در این رویداد ثبت نام می کنند باشد. یک بنر یا نمایش تبلیغات در صفحه اصلی وب سایت خود ایجاد کنید تا بازدید کننده های سایت از رویدادی که قرار است به زودی برگزار شود مطلع شوند. از رسانه های اجتماعی مانند فیس بوک و توییتر برای گسترش کلمه استفاده کنید. یک هشتگ اختصاصی و اصلی برای رویدادی که برگزار می کنید ایجاد کنید. این هشتگ در زمان برگزاری رویداد سود خواهد داشت، زیرا شما می توانید از آن برای تعامل با شرکت کننده ها استفاده کنید. ایمیل های یادآوری متعددی ارسال کنید تا شمارش معکوس تا برگزاری رویداد را به نحوی نشان داده باشید. ۴۵ درصد از بازاریاب ها می گویند که ایمیل ها در میزان ثبت نام موثر هستند. در روز رویداد، مطمئن شوید که ایمیل هایی ارسال کنید که شامل لینک مستقیم وبینار شما نیز باشد.

۷- از تاریخ و زمان مناسبی برای برگزاری وبینار استفاده کنید

باید به این نکته توجه کنید که تمام شرکت کنندگان شما از یک جا نمی آیند. پس باید از تاریخ و ساعتی استفاده شود که اکثریت افراد امکان حضور داشته باشند. این تاریخ و زمان با توجه به جامعه هدف شما تعیین می شود. می توان از گوگل آنالیتیکس برای پیدا کردن مناطقی که بیشترین ترافیک آنلاین را از آن ها دریافت می کنیم، استفاده کرد. همچنین می توانید به شرکت کننده های احتمالی نظرسنجی هایی ارسال کنید و از آن ها در مورد زمان مناسب برای حضور در وبینار سوال کنید.

همه این نکات نه تنها مهم بلکه حیاتی است و می تواند کمک کند تا وبیناری با بیشترین بازخورد داشته باشید.

۸- موضوع وبینار جذاب باشد

سعی کنید موضوع وبینار را جذاب انتخاب کنید تا مخاطبانی که مد نظر دارید ترغیب شوند در این جلسه شرکت کنند. انتخاب با شماست که در مورد چند بحث و پراکنده صحبت کنید و یا در مورد موضوعی مشخص عمیقا صحبت کنید. هرچه مشخص تر و واضح تر موضوع خود را مشخص کنید وبینار تاثیرگذارتری خواهید داشت.

برای انتخاب موضوعی جذاب می توانید محتواهایی را که از قبل تولید کرده اید بررسی نمایید همچینین می توانید در بین پست های خود جستجو کنید و مطلع شوید کدام بحث برای مخاطبانتان جذاب تر بوده. همچنین با شرکت در وبینارهای دیگران که در زمینه کاری شما فعالیت دارند می توانید رقبای خود را بررسی کنید. هم به شما ایده می دهد و هم اطلاعات شما را به روز نگه می دارد. در وبینارها می توانید روی سوالات مخاطبانتان تکیه کنید، نقاط قوت خود را بیابید و روی آنها تمرکز کنید.

۹- قبل از وبینار تمرین کنید

تمرین باعث می شود خیالتان راحت باشد چیزی را از قلم نمی اندازید و روی مطالب تسلط بیشتری پیدا می کنید. همچنین تجهیزاتتان را بررسی می کنید و در صورت وجود مشکل آن را برطرف می سازید.

در زمان برگزاری وبینار:

• تایید کنید که همه افراد با تکنولوژی و نرم افزار وبینار و محتوای وبینار آشنا باشند.
• برای جلوگیری از تغییرات دقیقه آخری، اسلایدهای ارائه را نهایی کنید.
• روش های ارتباطی را انتخاب کنید که به بهترین شکل با تیم سازگار باشد.
• فعالیت های شخصی که باید در طول وبینار نظارت شوند، مانند نظرسنجی ها، پرسش و پاسخ ها، چت های گروهی و غیره را واگذار کنید.
• بررسی ثبت نام نهایی بر اساس جزئیات مانند نام شرکت کننده ها، صنایع مربوطه و غیره. میزبان وبینار باید به طور کامل از چنین اطلاعاتی آگاه باشد.

۱۰-بعد از برگزاری وبینار شرکت کنندگان را پیگیری کنید

مخاطبان وبینار برای شما حکم مشتریان بالقوه را دارند. شما زمان و پول صرف کرده اید تا وبیناری را برگزار کنید و حالا باید از آن بهره ببرید. مخاطبان خود را رها نکنید. با ارسال ایمیل، پیامک و یا پر کردن فرم های پرسشنامه با آنها ارتباط برقرار کنید. همچنین برای برگزاری وبینارهای بعدی خود می توانید از آن ها دعوت به عمل آورید.