این مقاله پنج ابزار موثر برای به اشتراک گذاشتن بهترین شیوه ها در محل کار را ارائه می دهد.
چه استفاده از روش‌های غیررسمی مانند شبکه‌های رسانه‌های اجتماعی را انتخاب کنید یا از روش‌های رسمی مانند ابزارهای اشتراک‌گذاری دانش و اینترانت استفاده کنید، این ابزارها می‌توانند اشتراک گذاری دانش را تسریع کرده و در زمان کارمندان شما صرفه‌جویی کنند.
به اشتراک گذاری بهترین شیوه ها در محل کار روش های غیررسمی و ابزارهای به اشتراک گذاری دانش
به اشتراک گذاری در سازمان ها همیشه به عنوان بهترین شیوه ها برای توسعه بی وقفه حیاتی تلقی شده است.
هدف اصلی این است که روش عالی انجام کاری را بشناسید – چه در صنعت و چه در سازمان شما – و توزیع دانش و تجربه به دست آمده در سراسر سازمان شما برای رسیدن همه به حداکثر سطح عملکرد.
از نظر تئوری، به نظر می رسد یک شاهکار آسان است. با این حال، در واقع، به اشتراک گذاشتن بهترین شیوه‌ها در شرکت‌ها می‌تواند نه تنها از نظر شناخت بهترین شیوه‌ها، بلکه در به اشتراک گذاشتن آنها در سیلوهای بین‌بخشی، بسیار چالش برانگیز باشد.
یکی از چالش های عمده در این زمینه، فقدان ابزارهای مناسبی است که به اشتراک گذاری دانش را برای همه آسان می کند.
اگر می‌خواهید فرهنگ شرکتی را پرورش دهید که کارکنان را در به اشتراک گذاشتن بهترین شیوه‌ها در بخش‌های مختلف تسهیل کند، باید بر روی این ۵ ابزار تمرکز کنید
۱٫ ابزارهای به اشتراک گذاری دانش
یکی از راحت‌ترین روش‌ها برای تقویت فرهنگ اشتراک دانش در شرکت شما، سرمایه‌گذاری در ابزار اشتراک‌گذاری دانش مانند BoostHQ است.
این روش به کاربران اجازه می‌دهد بدون زحمت و به سرعت به دنبال محتوا بگردند، سؤال بپرسند، فایل‌ها و ویدیوها را به اشتراک بگذارند، آموزش‌های خود را سازماندهی مجدد کنند، و به همه، از کارآموزان گرفته تا مدیریت بالاتر، انگیزه دهند تا دانش خود را به اشتراک بگذارند.
علاوه بر این، با استفاده از گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل قوی، همیشه می‌توانید پیشرفت کارمندان خود و میزان اطلاعاتی که هر کارمند به تیم کمک می‌کند را پیگیری کنید.
با پاداش دادن به کارمندانی که بیشتر دانش را به اشتراک می گذارند، می توانید دیگرانی را نیز تشویق کنید که تمایلی به اشتراک گذاری ایده های خود ندارند یا انگیزه کمتری دارند.
۲٫ شبکه های رسانه های اجتماعی
چه بخواهید چه نخواهید، کارمندان شما حتی در ساعات کاری از شبکه های اجتماعی استفاده می کنند. چرا از آن برای به اشتراک گذاری دانش استفاده نمی کنید؟
شبکه‌های اجتماعی مانند فیس‌بوک، توییتر و لینکدین، دنیا را به شدت تحت تأثیر قرار داده‌اند.
از میکروبلاگینگ گرفته تا منابع ویدئوهای آموزشی الهام گرفته شده از یوتیوب، این پلتفرم‌های اجتماعی از مدیران برای پرورش توزیع اطلاعات در بین کارکنان منتشر شده پشتیبانی می‌کنند.
این پلتفرم‌ها محیطی غیررسمی و آرام را برای کارکنان فراهم می‌کنند تا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند، طوفان فکری و همکاری کنند.
۳٫ اینترانت شرکتی
داشتن یک اینترانت شرکتی انحصاری به عنوان یک پلتفرم عمل می کند که همکاری اجتماعی را همراه با به اشتراک گذاری اطلاعات بین کارکنان ترویج می کند.
به عنوان مثال، می توانید روی محصولات اینترانت مانند Honey، Igloo و Slack سرمایه گذاری کنید.
اگرچه Slack به صراحت به عنوان یک اینترانت ذکر نشده است، اما ویژگی هایی در رابطه با ارتباط، بحث یک به یک و به اشتراک گذاری فایل ارائه می دهد که آن را به یک راه حل اینترانت راحت تبدیل می کند.
با استفاده از اینترانت، می توانید به کارگران اجازه دهید دانش را با همکاران خود به اشتراک بگذارند.
در واقع، بسیاری از محصولات اینترانت امکان استفاده از برچسب‌های موضوعی یا هشتگ‌ها را فراهم می‌کنند تا دانش مشترک قبلی را به آسانی جستجو کنید. به این ترتیب، کارگران می توانند به راحتی دانش را در مورد مسائل مشترک جستجو و به اشتراک بگذارند، در نتیجه نیاز به مداخله سرپرستان کاهش می یابد.
با این حال، در کنار داشتن یک سرویس اینترانت شرکتی در کل سازمان، توصیه می‌شود که خوشه‌های متمرکز دپارتمان را در اینترانت خود تولید کنید تا کارگران بتوانند بدون زحمت اطلاعات مربوطه را با بخش‌ها و تیم‌های خود به اشتراک بگذارند.
۴٫ برنامه های یادداشت برداری
در مواقعی، کارگران برای به اشتراک گذاشتن بهترین شیوه‌ها با همکاران، به رویکردی آرام‌تر نیاز دارند.
ابزارهای یادداشت برداری مانند Evernote به عنوان یک ابزار چند پلتفرمی استثنایی برای چنین رخدادهایی عمل می کنند.
این اجازه می دهد تا کارگران یادداشت های نوشته شده، تصاویر، یادداشت های دست نویس دیجیتالی، اسکرین شات ها و مراحل صوتی را با همکاران خود تولید و به اشتراک بگذارند.
علاوه بر این، چنین ابزارهایی همچنین امکان همگام سازی یادداشت ها از تلفن های هوشمند به لپ تاپ یا ایستگاه کاری را به صورت خودکار فراهم می کنند.
از این رو، هر زمان که ایده ای به ذهن آنها می رسد، کارگران شما می توانند بلافاصله آن را در ابزار یادداشت برداری خود ثبت کنند و از طریق یکپارچه سازی ویندوز یا مک با همکاران خود به اشتراک بگذارند.
چنین ارتباط غیررسمی و آرامی در بین کارکنان می تواند آنها را تشویق کند تا در ارتباطات مکرر تری از آن استفاده کنند و هنگامی که کارگران به طور مکرر با یکدیگر تعامل دارند، به اشتراک گذاری بهترین شیوه ها و دانش به طور قطعی تر و منظم تر رخ می دهد.
۵٫ ابزار Kanban
شرکت‌های زیادی با ابزار Kanban آشنا نیستند و بنابراین منبع مهمی را از دست می‌دهند.
Kanban به سادگی یک روش گردش کار است که به شما کمک می کند تا کارهای خود را در سطل هایی سازماندهی کنید که اساساً مراحل متنوعی از روند گردش کار شما هستند.
به عنوان مثال، “تصویر”، “مدل”، “پیاده سازی” و “تکمیل شده” می توانند برخی از سطل های ممکن در روند گردش کار شما باشند.
همانطور که سرمایه گذاری ها از مرحله ایده پردازی تا مرحله انجام شده پیش می روند، شرکت ها می توانند مشاهده کنند که در کجای فرآیند هستند و ضرب الاجل های دقیقی را برای مصرف کنندگان خود رعایت کنند.
دو ابزار محبوب Kanban که به طور خاص برای نیازهای شرکتی طراحی شده اند، Atlassian و Kanbanize هستند.
این ابزارها به مدیران پروژه اجازه می دهد تا نظارت کنند که کدام کارمندان در مراحل مختلف بر روی وظایف مختلف کار می کنند.
در نتیجه، شفافیت مدیریت را بهبود می بخشد و در عین حال به طور خودجوش به همه کارکنان آگاهی بهتری از پیشرفت کار و الزامات مستمر می دهد.
سخن پایانی
اگرچه روش‌های مرسوم برای به اشتراک گذاشتن بهترین شیوه‌ها بدون شک در دفتر با ارزش هستند، اما لازم است که در چگونه توزیع اطلاعات بین کارکنان خود جسورانه عمل کنیم.
با استفاده از روش‌های غیررسمی مانند شبکه‌های رسانه‌های اجتماعی و ابزارهای یادداشت‌برداری، یا رویکردهای رسمی‌تر مانند سیستم‌های اینترانت شرکتی، ابزارهای Kanban و ابزارهای اختصاصی اشتراک‌گذاری دانش، کارکنان شما می‌توانند به اشتراک‌گذاری اطلاعات را به عنوان یک فرآیند نوآورانه و حمایتی درک کنند.